openKM – systém pro správu dokumentů

DMS systém pro všechny interní procesy společnosti

Přehledná správa a kontrola dokumentů

Přehled o všech dokumentech Vaší společnosti na každém kroku během jejich zpracování Vám šetří čas a umožňuje maximálně automatizovat procesy spojené s jejich vyplněním, řazením, zálohováním a dalších činnostech. 

Základní vlastnosti

  1. vkládání a začleňování dokumentů do systému
  2. zamykání a rezervace dokumentů
  3. správa jednotlivých verzí dokumentů
  4. metadata – dodatečné informace k dokumentu či jeho revizi
  5. autorizovaný přístup na úrovni dokumentu
  6. pokročilé vyhledávání dle obsahu dokumentu
  7. individuální řízení oběhu dokumentů
  8. mailová notifikace o změnách
  9. klasifikace dokumentů podle kategorií

Přínosy nasazení

Správně vybraný a implementovaný systém pro správu dokumentů by měl mít zásadní přínosy pro řadu různých oddělení organizace. Ať už jde o finanční oddělení, jemuž usnadní mimo jiné práci s přijatými fakturami včetně jejich schvalování a propojení s dalšími potřebnými dokumenty, personální oddělení, jemuž umožňuje plně automatizovat činnosti jako je třeba vyplňování, schvalování a evidence dovolenek, nebo třeba výrobě, kde usnadňuje tvorbu, schvalování a sledování zodpovědnosti u všech podkladů pro výrobu produktů i při kontrole následného průběhu výroby.

Podobně by bylo možno zmínit i další oddělení organizace, ať už jde o marketing a práci s dokumenty souvisejícími se zákazníky – včetně smluv a případné zpětné vazby, o oddělení servisu, sledování kvality nebo o ta oddělení, která zajišťující bezpečnost práce. Významný přínos přináší i pro vyšší management, který je díky odpovídajícím reportům schopen sledovat stav vybraných dokumentů i podstatné statistiky související s pohybem a vyřizováním významných typů dokumentů.

Vy se ptejte, my Vám rádi odpovíme.

Chtěli byste se o našem řešení dozvědět víc? Tak neváhejte a kontaktujte nás, rádi Vám odpovíme na vše co Vás zajímá.